Strategi Berjejaring di Luar Negeri

Dalam empat tahun terakhir saja, saya mengunjungi setidaknya 20 conference, seminar, awards, dan festival internasional. Saya berkunjung terkadang sebagai pembicara, terkadang delegasi. Tidak kurang dari acara-acara networking di London, Berlin, Paris, Taipei, Singapura, Liverpool hingga Brighton dan Cardiff sudah pernah saya ikuti. Acaranya antara lain Music Cities Convention, Techcrunch Disrupt, The Great Escape Festival, Music Matters, Music Tourism Convention, Golden Melody Festivals & Awards, Festival Congress hingga meeting tahunan UNESCO Creative Cities Network.

Dengan hadir di acara-acara tersebut, saya mendapat kenalan dari mulai pejabat PBB, wali kota, pejabat negara, direktur perusahaan dan NGO, hingga komunitas dari berbagai penjuru dunia. Perkenalan tersebut sejauh ini menghasilkan projek dan transaksi senilai lebih dari $3 juta.

Bagaimana saya melakukannya? Di bawah saya rangkum strategi yang biasa saya gunakan untuk mengoptimalkan kesempatan berjejaring di luar negeri.

Tahap 1: Persiapan

Tentukan Tujuan

Langkah pertama adalah menentukan tujuan, karena ukuran kesuksesan bergantung pada tujuan itu sendiri. Semakin spesifik tujuan, semakin baik pula. Conference bisa menjadi jembatan untuk berkenalan dengan banyak orang di luar lingkungan sehari-hari, tetapi dalam konteks bisnis, efektivitas kegiatan diukur dari output, bukan sekedar dari banyaknya kenalan. Maka dari itu, berjejaring yang efektif harus memiliki ukuran yang tepat guna. Tujuan juga akan mempengaruhi persiapan dan tentunya, hasil. Inti kegiatan dari berjejaring di luar negeri adalah mencari pihak yang bisa membantu mencapai tujuan itu sendiri, dalam skala yang lebih luas dari nasional atau regional.

Pembicara atau Delegasi?

Awalnya saya kira, menjadi pembicara atau menjadi delegasi biasa, mempengaruhi hasil akhir. Karena, berbeda dengan di Indonesia, menjadi pembicara di conference internasional sangat dihargai. Setelah berbicara biasanya bukan kita yang mencari, tetapi orang yang datang dan memperkenalkan diri. Tetapi setelah beberapa kali berjejaring, semuanya ternyata kembali ke tujuan. Jika ukurannya mendapat kenalan baru dan mendapat kartu nama sebanyak mungkin, maka menjadi pembicara tentu lebih mudah. Tetapi jika sudah terbiasa, tanpa menjadi pembicara pun bisa mendapat banyak kenalan baru. Ini berkaitan dengan taktik berikutnya.

Menjadi Diri Sendiri

Ada pepatah, “Be yourself. Everyone else is already taken“. Menjadi otentik di acara berjejaring adalah strategi terbaik. Karena di acara sejenis, ada banyak sekali orang dengan tujuan dan latar belakang yang berbeda-beda, masing-masing menjalankan perannya, untuk mencapai tujuannya. Orang yang datang ke acara networking kebanyakan adalah orang berpangkat tinggi di organisasinya masing-masing. Mereka orang sibuk, dan bertemu banyak orang dalam pekerjaannya. Dengan menjadi diri sendiri, maka saya bisa menjadi orang yang memiliki keunikan tersendiri. Orang yang unik lebih mudah diingat.

JANGAN LUPA BAWA KARTU NAMA!

Biasanya conference memberikan ID yang digantungkan di leher menggunakan lanyard. Meski secara etis sering merusak penampilan, ID tersebut tidak hanya berguna untuk identifikasi oleh panitia. Tapi juga memudahkan peserta untuk mengenalkan diri, juga mengenali peserta lain. Setelah berkenalan, saya selalu memberikan kartu nama. Di acara berjejaring yang dihadiri delegasi bisnis, biasanya peserta selalu siap dengan kartu nama. Tetapi berjejaring dengan pemerintah dan NGO, mereka seringkali kehabisan kartu nama. Jika kontak peserta sangat penting, maka musti diakali bagaimana mendapatkan, minimal alamat email-nya.

Gunakan Fasilitas Teknologi

Acara berjejaring yang dikelola secara baik biasanya menyediakan portal untuk peserta. Pada conference sejenis, delegasi memiliki akses khusus ke portal tersebut. Saya selalu menggunakan fasilitas itu untuk mencari tahu siapa saja yang akan hadir. Dari situ saya membuat rencana harus berkenalan dengan siapa, untuk mencapai tujuan berjejaring yang sudah ditentukan.

Jaga Kesehatan

Kebugaran adalah kunci, dan tidur cukup akan menjadi kunci kebugaran. Kebanyakan conference dimulai pagi hari, jadi persiapan memang cukup menantang. Jika conference di negara dengan zona waktu yang jauh berbeda, misalnya di Eropa, biasanya orang Indonesia kesulitan menyesuaikan jam tidur. Awalnya juga saya begitu, tapi beberapa kali kunjungan terakhir saya sudah tidak mengalaminya lagi. Salah satu upaya yang saya lakukan untuk mencegah kurang tidur adalah dengan melalukan perencanaan penerbangan, hotel dan kendaraan di kota tempat kunjungan dengan tepat.

Bagian 2: Berjejaring

Bangun Pagi dan Datang Tepat Waktu

Setelah tidur cukup, hampir dapat dipastikan bangun pagi dalam keadaan bugar. Apalagi ditambah semangat untuk mendapat kesempatan bertemu orang-orang baru. Hindari datang pas-pasan, apalagi terlambat. Saya tidak pernah merasa “rugi” tiba paling pagi, karena merasa lebih siap dari peserta lain, sehingga dapat memberikan keadaan psikologi yang baik.

Posisi Menentukan Prestasi

Waktu untuk berjejaring di conference biasanya ada di beberapa sesi:

  1. Pesta penerimaan, yang biasanya dilakukan sehari sebelum acara.
  2. Di pagi hari sebelum mulai.
  3. Setiap selesai panel/presentasi (jika ada rehat).
  4. Waktu rehat minum kopi, makan siang, dan sejenisnya.
  5. Acara penutupan atau after party.

Masing-masing sesi membutuhkan strategi mengambil posisi tersendiri. Banyak faktor yang mempengaruhi keputusan untuk memilih lokasi berdiri, atau duduk. Misalnya, di acara after party, banyak yang berkumpul di bar. Di acara pembukaan, banyak yang berkumpul di dekat panggung. Di rehat minum kopi, orang akan berkelompok secara acak. Jika konferensi berlangsung lebih dari 1 hari, biasanya strateginya beda lagi.

Networking Networking Networking

Pada waktu berjejaring, orang akan berdiri dan berkumpul dalam kelompok-kelompok kecil. Biasanya kelompok-kelompok itu terbentuk secara organik dan isinya mereka yang relevan kepentingannya, atau latar belakangnya. Dalam event global seperti meeting PBB dan NGO seperti British Council, maka biasanya dihadiri oleh orang dari seluruh penjuru bumi. Maka biasanya akan terbentuk kelompok (lebih dari 2 orang) orang Amerika, Eropa dan Australia, kemudian kelompok Amerika Latin, Afrika, dan Asia. Sementara itu untuk event regional (Eropa saja, atau Asia saja), maka jenis kelompok yang terbentuk lebih sederhana.

Karenanya, perlu strategi khusus untuk “membongkar” pembicaraan kelompok menjadi pembicaraan one on one. Saya sering harus bisa memotong pembicaraan kelompok, untuk mengajak kenalan dengan salah satu dari mereka. Jika yang diajak kenalan sudah terbiasa, maka akan mudah. Tetapi ekspresi orang berbeda-beda, jadi kadang ada yang ekspresinya cemberut, atau tampak sombong. Ini gunanya pengalaman. Saya sudah tidak tahu malu menghadapi keadaan apapun di sesi berjejaring. Jadi apapun respon dari mereka, saya akan tetap tenang, tersenyum, dan tidak lupa berterima kasih setelahnya.

Jangan Lupa Ikut Berpesta

Pesta biasanya termasuk kegiatan di no. 1 dan no. 6 di paragraf sebelumnya. Keduanya adalah momen dengan suasana yang jauh lebih santai. Pada kesempatan ini, saya biasanya tidak melakukan pitch, tapi lebih banyak ngobrol santai. Kuncinya untuk agar optimal adalah membuka diri, tidak bolak-balik melihat handphone, atau makanan dan tidak menghindari pandangan mata.

Bagian 3: Tindak Lanjut

Email/Skype call

Tanpa tindak lanjut, maka kegiatan berjejaring hanyalah sebatas kenalan. Tidak salah, jika tujuannya memang hanya berkenalan. Tetapi jika ada tujuan khusus, misalnya mencari partner bisnis, maka langkah tindak lanjut sangat penting. Biasanya menggunakan email, akan tetapi bisa lebih intim jika bisa janjian berbicara lewat Skype.

What Next?

Saya menjadikan berjejaring sebagai sebuah kebiasaan, lebih dari sekedar pekerjaan. Jadi saya tidak akan pernah berhenti memperluas jejaring.

Jika Anda membutuhkan ahli jejaring ke luar negeri untuk perusahaan, organisasi, hingga kota dan kabupaten yang Anda pimpin, saya mempersilahkan untuk menghubungi lewat robin@robinmalau.com. Siapa tahu bisa saya bantu! 🙂

Dokumentasi

"Ya didorong dong…". #throwback #taipei #taiwan #goldenmelody. Pic by GMA.

A post shared by Robin Malau (@lowrobb) on

Diwawancara TV Taiwan untuk Golden Melody Festival 2017. #taiwan #taipei #goldenmelody

A post shared by Robin Malau (@lowrobb) on

Music Tourism Convention 2017, I am glad to be here! \m/ #musictourism

A post shared by Robin Malau (@lowrobb) on

Dengan Jill Miller OBE, Director of Cultural Services dari Glasgow Life, organisasi nirlaba yang mengurus dan memfasilitasi program musik di Glasgow (termasuk korespondensi dengan Unesco) dalam kapasitas Kota Glasgow sebagai "City of Music". Sesudah melewati perjalanan panjang hingga bisa menjadi sebuah kota dengan gelar Kota Musik, maka tugas selanjutnya adalah memeliharanya. Sebagai Kota Musik ketiga di UCCN, Glasgow punya pengalaman mengelola dan memelihara gelar tersebut selama 8 tahun. Gue dikasih bocoran laporan program mereka ke Unesco periode tahun 2016-2017 (padahal meeting annual-nya baru nanti bulan Juni), holy crap, gila lah hasil kerja organisasi-organisasi dan orang-orang yg terlibat. They're not fucking around. They mean business. Serious business. Siapa bilang menjadi Kota Musik, apalagi yang diakui dunia, gampang? Edan.

A post shared by Robin Malau (@lowrobb) on

Akhirnya mendapat informasi yang cukup lengkap bagaimana mereka di UK bisa membiayai musisi untuk melakukan showcase ke luar negeri. Pihak-pihak di foto ini menjalankan tugas-tugas spesifik: Badan Perdagangan dan Investasi UK, British Phonographic Industry, Arts Council England, PRS for Music Foundation, British Council dan British Underground. Projeknya bernama International Showcase Fund (ISF) yang dimulai tahun 2006, modelnya adalah Public Private Partnership. Inisiatif ini dimulai oleh swasta (private), yang bekerjasama dengan pemerintah (public). Dana dikelola dari berbagai macam sumber dan didistribusikan melalui sebuah mekanisme yang jelas, sehingga bisa dipertanggungjawabkan. Return-nya? Luar biasa. Secara ekonomis: dari setiap £1 yang diinvestasikan, artis yang dibiayai bisa mendapat penghasilan tambahan £8.90. Dari segi budaya dan artistik: artis di UK bisa mendapat pelajaran budaya dan seni dari negara lain yang ujungnya bisa memperkaya budaya mereka sendiri. Dan musisi-musisi ini tentunya menjadi duta budaya UK, untuk terus membangun brand UK sebagai negara yang unggul di bidang musik. Ujungnya musik bisa mendatangkan bisnis dan wisatawan untuk negara. Music is GREAT! #UKIndonesia #TGE16

A post shared by Robin Malau (@lowrobb) on

2 percakapan semi absurd yang paling gue suka kemarin di Music Cities Convention: 1. Dengan Bjorn Blondal, Wakil Walikota Reykavik: “Bjorn, how you guys can manage to become the 2nd happiest country in the world?”. Dia jawab, “We’re definitely happier than the Danes”. Ini ironis karena Denmark sangat dikenal sebagai negara paling bahagia di dunia, diikuti oleh Islandia. Kedua negara ini gelap dan tidak banyak sinar matahari. Jadi kemungkinan besar tingkat kebahagiaan sebuah negara itu tidak ada hubungannya dengan sinar matahari. 2. Dengan Mirik Milan, Walikota Malam Amsterdam: “Mirik, why you guys didn’t build enough music venues when the Dutch colonialize Indonesia for hundreds of years? Part of our lack of decent music/performance venues is definitely your fault!”. Dia jawab, “Good point, I am going to ask my grandfathers”. I am over the moon. Meeting all of these wonderful people who have similar passion of building music ecosystem on their part of the world definitely make yesterday one of the happiest day of my life.

A post shared by Robin Malau (@lowrobb) on

Bareng Mirik Milan, Walikota Malam kota Amsterdam.

A post shared by Robin Malau (@lowrobb) on

Roots Bloody Roots! \m/

A post shared by Robin Malau (@lowrobb) on

So yeah! \m/ #BKEuro2015

A post shared by Robin Malau (@lowrobb) on

Gateway to Indonesia panel discussion at #matters2me

A post shared by Robin Malau (@lowrobb) on

Harta karun.

A post shared by Robin Malau (@lowrobb) on

Coctail party di penutupan #TCDisrupt. Gila, pol ini event.

A post shared by Robin Malau (@lowrobb) on

Super packed at the conference hall! #TCDisrupt

A post shared by Robin Malau (@lowrobb) on

Pemandangan dari Press area di #TCDisrupt

A post shared by Robin Malau (@lowrobb) on

Kicked off!

A post shared by Robin Malau (@lowrobb) on

Let's rock! \m/

A post shared by Robin Malau (@lowrobb) on

Konsumsi.

A post shared by Robin Malau (@lowrobb) on

Beda kasta.

A post shared by Robin Malau (@lowrobb) on

How artists can make more money from their music? Pertanyaan yg harus kita jawab di Indonesia. #TGE14

A post shared by Robin Malau (@lowrobb) on

Di industry networking session ada yg bawa ini. Promosi pintar & tidak mengganggu. #TGE14

A post shared by Robin Malau (@lowrobb) on

International Music Business Guide. Dibagikan gratis di #TGE14 kemarin. #penting

A post shared by Robin Malau (@lowrobb) on

Kemarin ikutan di pitching party di #TGE14

A post shared by Robin Malau (@lowrobb) on

Gorgeous day in Brighton! #TGE14

A post shared by Robin Malau (@lowrobb) on

By Robin

Jack of all trades living in SF Bay Area, California. Asian.

2 comments

Leave a comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *